Principais cuidados e estratégias para o RH atuar em conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709/2018) impactou profundamente diversas áreas das empresas, e o setor de Recursos Humanos (RH) está entre os mais afetados. Afinal, o RH é responsável pela coleta, armazenamento, tratamento e descarte de uma imensa quantidade de dados pessoais e sensíveis dos colaboradores, candidatos e ex-funcionários.
Com a LGPD em vigor, as práticas tradicionais de RH precisam ser revistas para garantir a proteção das informações e evitar riscos jurídicos e sanções administrativas.
Mas, afinal, como alinhar os processos de Recursos Humanos às exigências da LGPD? Como proteger adequadamente os dados de colaboradores? Neste artigo, vamos apresentar os principais cuidados e estratégias para o RH atuar em conformidade com a legislação.
Quais dados de colaboradores estão protegidos pela LGPD?
A LGPD protege todos os dados pessoais que possam identificar ou tornar identificável uma pessoa natural, seja de forma direta ou indireta.
Exemplos de dados tratados pelo RH:
- Nome completo, CPF, RG, data de nascimento, endereço, telefone e e-mail.
- Dados bancários para pagamento de salários.
- Histórico profissional, escolaridade e avaliações de desempenho.
- Informações médicas (atestados, exames admissionais, PCMSO, PPRA).
- Dados biométricos para controle de acesso e ponto eletrônico.
- Fotografias e imagens usadas para crachás ou divulgações internas.
Importante: Alguns desses dados, como informações de saúde e biometria, são classificados como dados pessoais sensíveis, exigindo proteção reforçada conforme a LGPD.
Principais obrigações do RH em relação à LGPD
2.1. Coleta de dados com base legal adequada
- Consentimento: Em alguns casos, a coleta dependerá do consentimento explícito do colaborador.
- Execução de contrato: Para dados necessários ao cumprimento das obrigações do contrato de trabalho, a base legal não é o consentimento, mas sim a execução do contrato.
- Cumprimento de obrigação legal: Dados exigidos por lei (como informações para FGTS e INSS) são coletados com essa base.
Dica: O consentimento só deve ser solicitado quando não houver outra base legal aplicável.
2.2. Transparência e informação clara
- Informar claramente aos colaboradores quais dados estão sendo coletados, a finalidade do uso e o tempo de retenção.
- Disponibilizar uma Política de Privacidade Interna, adaptada para empregados, estagiários e prestadores de serviços.
2.3. Limitação da coleta e do tratamento
- Coletar apenas os dados estritamente necessários para a finalidade específica (princípio da minimização).
- Evitar o excesso de informações que não tenham relação com a atividade profissional.
2.4. Armazenamento seguro dos dados
- Utilizar sistemas de gestão de RH com criptografia.
- Restringir o acesso a informações sensíveis apenas a quem efetivamente precisa delas.
- Implementar políticas de segurança da informação e controle de acessos.
2.5. Atenção ao compartilhamento de dados
- Avaliar cuidadosamente o compartilhamento de dados com terceiros (planos de saúde, benefícios, sindicatos, escritórios contábeis).
- Formalizar contratos de tratamento de dados com cláusulas específicas de proteção e responsabilidade.
2.6. Atendimento aos direitos dos colaboradores
Colaboradores, como qualquer titular de dados, têm direitos previstos na LGPD:
- Solicitar acesso às informações que a empresa detém sobre eles.
- Corrigir dados incompletos ou desatualizados.
- Solicitar a exclusão de dados (quando aplicável).
- Revogar consentimentos dados anteriormente.
Dica: O RH deve estar preparado para responder a essas solicitações em até 15 dias, conforme determina a LGPD.
2.7. Política de retenção e eliminação de dados
- Estabelecer prazos claros para retenção e descarte seguro dos dados de ex-colaboradores.
- Manter apenas os documentos necessários para cumprimento de obrigações legais (por exemplo, obrigações trabalhistas e previdenciárias) e eliminar o restante de forma segura.
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Riscos de não conformidade na área de recursos humanos
Negligenciar as exigências da LGPD pode gerar sérias consequências para as empresas:
- Multas de até 2% do faturamento, limitadas a R$ 50 milhões por infração.
- Danos morais coletivos, movidos por colaboradores prejudicados.
- Interrupção de operações (em caso de bloqueio do banco de dados).
- Perda de reputação no mercado, afetando a atração e retenção de talentos.
Boas práticas para um RH em conformidade com a LGPD
Checklist para adequação do RH à LGPD:
- Mapear todos os dados pessoais tratados no RH.
- Atualizar contratos de trabalho, termos de consentimento e políticas internas.
- Implementar medidas técnicas de segurança da informação.
- Treinar equipes de RH sobre a LGPD e boas práticas de proteção de dados.
- Nomear ou designar um Encarregado de Dados (DPO) para atendimento de titulares.
- Estabelecer protocolos de resposta a incidentes de segurança envolvendo dados de colaboradores.
A LGPD como aliada da gestão de pessoas
Adequar o setor de Recursos Humanos à LGPD não é apenas uma obrigação legal, mas uma oportunidade estratégica para fortalecer a cultura organizacional baseada na ética, segurança e transparência.
Empresas que respeitam a privacidade dos seus colaboradores constroem relações mais sólidas e de confiança, aumentando seu diferencial competitivo em um mercado que valoriza a proteção de dados como um direito fundamental.
Autor(a): Jose Eduardo Melo Silva
Fonte: Contábeis
Link: https://www.contabeis.com.br/artigos/70552/lgpd-e-rh-como-garantir-a-privacidade-dos-colaboradores/
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